Mit EUrechnung richten wir uns speziell an die Selbstständigen und Kleinunternehmen, die ihre Rechnungslegung auf sehr einfache Weise erledigen. Gerade im Bereich von Kleinst- und Kleinunternehmen kommen oft sehr einfache Mittel zur Erstellung einer Rechnung zum Einsatz. Meist handelt es sich dabei um Textverarbeitungen und Tabellenkalkulationen.
Die Verwendung dieser Programme ist durchaus problematisch, weil damit die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung nicht erfüllt werden können. Die Erstellung von E-Rechnungen ist damit ebenfalls nicht möglich. Abhilfe schaffen hier professionelle Programme mit entsprechender Unterstützung für E-Rechnung. Um die damit zusammenhängenden Aufwände zu vermeiden, bietet unsere Softwarelösung die Möglichkeit, Rechnungen die aus Word oder Excel nach PDF/A exportiert wurden, automatisch in E-Rechnungen umzuwandeln.

Unsere Software unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate entsprechen den Anforderungen an die europäische Norm EN 16931 und sind die in Deutschland am häufigsten verwendeten Rechnungstypen. Für XML-Rechnungen werden die erlaubten XML-Syntaxe UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL) unterstützt.
Um die bestmögliche Kompatibilität und Akzeptanz von E-Rechnungen im privatwirtschaftlichen Bereich (B2B) und bei öffentlichen Auftraggebern (B2G) zu gewährleisten, werden XRechnungen von EUrechnung in der Regel in der Syntax CII erstellt und für ZUGFeRD-Rechnungen das Profil XRechnung verwendet.

Welcher Rechnungstyp für Sie empfehlenswert ist, hängt maßgeblich vom Empfänger der Rechnung ab. Handelt es sich um einen öffentlichen Auftraggeber, beispielsweise eine Behörde, wird in der Regel die Verwendung von XRechnung vom Auftraggeber gefordert, da die Rechnungslegung hier automatisiert weiterverarbeitet wird. Das Format ZUGFeRD eignet sich hingegen, wenn eine Rechnung zwischen Unternehmen ausgetauscht werden soll, weil die E-Rechnung (in Form einer PDF-Datei) auch eine visuelle Darstellung der Inhalte bereitstellt.
Eine grobe Orientierungshilfe ist:

• Im B2B-Bereich ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl
• Im öffentlichen Sektor/B2G wird im Regelfall eine XRechnung gefordert

Wir empfehlen beim Auftraggeber nachzufragen, welches Format er bevorzugt.

Unsere Softwarelösung unterstützt beim Hochladen von Rechnungen verschiedene Bildformate, wie BMP, JPEG und PNG, sowie PDF/A-Dateien. Wenn Sie Ihre Rechnungen in Word oder Excel erstellen, können diese in der Regel einfach über das entsprechende Office-Programm nach PDF/A exportiert werden.
Grundsätzlich empfehlen wir die Verwendung von Rechnungen im PDF/A-Format. Dieses Format unterstützt Rechnungen über mehrere Seiten hinweg und liegt bereits in digitaler Form vor, so dass weitere Qualitätsverluste, die beim Umwandeln von Bildern in Text mittels OCR-Technologie entstehen, vermieden werden können. Bitte beachten Sie, dass hochgeladene Dokumente nicht größer als 5 MB sein dürfen und höchstens 20 Seiten enthalten.

Eine PDF-Datei ist ein Container-Format und kann verschiedene Inhalte aufnehmen. Es handelt sich dabei um einen ISO-Standard, wobei es für PDF wiederum verschiedene Unterstandards gibt. Eine Variante davon ist das Format PDF/A-3. Das "A" steht dabei für "Archivable" und bedeutet nichts anderes als Langzeitarchivierung. Der Typ "A-3" erlaubt dabei die Einbettung beliebiger Inhalte in das PDF-Dokument, so wie es beispielsweise für Anlagen zur Rechnung erforderlich ist. Der Gedanke dahinter ist, dass eine Datei im Format PDF/A-3 auch nach vielen Jahren noch darstellbar ist und sämtliche relevanten Inhalte direkt im PDF-Container eingebettet sind. Dieses Format eignet sich daher sehr gut, um die Anforderungen an die Archivierung gemäß GoBD zu erfüllen.

Fehler in den erstellten E-Rechnungen können mehrere Ursachen haben. Zu den wichtigsten Gründen zählen:

• Eingescannte oder abfotografierte Rechnungen als Bild (auch Bilder die in PDF-Dateien eingebettet sind)
• Ein komplexes Layout der Rechnungen mit Verschachtelungen oder unklaren Bezeichnern

Da Bilddokumente erst mittels OCR-Technologie wieder in digitale Daten übersetzt werden müssen, empfehlen wir grundsätzlich die Verwendung einer Rechnung im digitalen PDF/A-Format. Dies erhöht die Erkennungsquote deutlich. Auch ein komplexes Rechnungslayout kann dazu führen, dass Inhalte falsch zugeordnet werden. Wir empfehlen daher, ein möglichst einfach gehaltenes und übersichtliches Layout zu verwenden. Als Orientierungshilfe kann die Fragestellung dienen, ob die Rechnung für eine außenstehende Person auf den ersten Blick verständlich wäre.

Wenn das hochgeladene Dokument sehr komplex ist, möglicherweise viele Verschachtelungen enthält oder Inhalte nicht eindeutig zuordenbar sind, kann die Folge sein, dass das Sprachmodell (LLM) bei der Verarbeitung nicht alle relevanten Inhalte der Rechnung versteht. Wir sind bemüht, die Erkennungsquote im Verarbeitungsprozess ständig zu verbessern, dennoch kann die Verwendung unüblicher Bezeichner zu schlechten Ergebnissen führen.
Wir empfehlen ein klar verständliches und einfaches Layout für Ihre Rechnungen zu verwenden:

• Verwenden Sie beispielsweise im Rechnungskopf eindeutige Bezeichner für Rechnungsnummer, Kundennummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum, Telefonnummer usw.
• Die einzelnen Rechnungspositionen sollten in einer Tabelle mit sichtbaren Rändern und eindeutigen Bezeichnern im Tabellenkopf ausgewiesen sein
• Auch in der Zusammenfassung sollten alle erforderlichen Angaben zum Nettopreis, zu verwendeten Steuersätzen und dem Gesamtpreis eindeutig erkennbar sein

Als Faustregel gilt: Je einfacher die Rechnung aufgebaut und je verständlicher sie für einen Dritten ist, umso besser ist die Erkennungsquote.

Die Angabe einer E-Mail-Adresse des Empfängers ist auf herkömmlichen Rechnungen eher unüblich. Im Rahmen von XRechnung ist dieses Feld aber eine Pflichtangabe. Konnte während der Analyse Ihrer Rechnung keine derartige Angabe identifiziert werden, wird Ihnen dieser Fehler entsprechend zurückgegeben. Sie können die fehlende E-Mail-Adresse für die Rechnung jederzeit innerhalb unserer Software ergänzen bevor die Erzeugung der E-Rechnung erfolgt.
Um diesen Schritt zu automatisieren, empfehlen wir Ihnen auf Ihrer Rechnung, bspw. unterhalb der Rechnungspositionen und der Zusammenfassung, ein Textfeld in exakt der Form X-Empfänger: max.mustermann@example.com aufzunehmen und entsprechend die E-Mail-Adresse des Empfängers einzusetzen. Anschließend wird die Angabe automatisch übernommen.

Mit EUrechnung möchten wir Ihnen eine Softwarelösung an die Hand geben, die einfach zu verstehen und einfach zu bedienen ist, um unkompliziert E-Rechnungen erstellen zu können. Dabei haben wir uns auf die wichtigsten Angaben konzentriert, um die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung zu erfüllen. XRechnung ist ein sehr umfangreiches Rechnungsformat und ist in der Lage deutlich mehr Informationen zu verarbeiten, als wir mit unserer Software bisher erfassen. Davon betroffen ist aber nur das Formular zur Dateneingabe für ausgehende E-Rechnungen. Intern werden selbstverständlich alle Angaben gemäß der Spezifikation zur XRechnung verarbeitet.
Wenn Sie für Ihre Rechnungsstellung weitere Felder benötigen, sprechen Sie uns gern per E-Mail unter info@eu-rechnung.de an. Wir entwickeln unser Produkt ständig weiter und sind daher offen für weitere Anregungen und dankbar über Ihr Feedback.

Versandkosten nehmen unter den Bestandteilen einer Rechnung eine Sonderrolle ein. Nicht nur, dass sie klassischer Weise zu den Nebenleistungen gehören und sich damit in der steuerlichen Behandlung nach der Hauptleistung richten. Auch die Art, wie Versandkosten auf einer Rechnung ausgewiesen sind, variiert stark. Mal tauchen sie als Rechnungsposition auf, mal in der (tabellarischen) Zusammenfassung der Entgelte.
Um den Umgang mit Rechnungspositionen möglichst konsistent zu gestalten und den strengen Anforderungen an eine XRechnung gerecht zu werden, sollten Versandkosten in EUrechnung als eigenständige Rechnungsposition erfasst werden. Wenn in einer von Ihnen hochgeladenen Rechnung eine Angabe zu Versandkosten erkannt wird, wandelt unsere Software diesen Betrag automatisch in eine zusätzliche Rechnungsposition um.

In vielen Fällen ist es notwendig, weitere Anlagen zusammen mit einer Rechnung zu verschicken. Das können beispielsweise Unterlagen folgender Art sein: Stundenzettel, Leistungsnachweise, Aufmaße, Lieferscheine und ähnliches. Die XRechnung bietet dazu die Möglichkeit, derartige Anlagen direkt in die E-Rechnung zu integrieren. Wenn Sie eine E-Rechnung in unserer Online-Software erstellen oder bearbeiten, können Sie jederzeit Anlagen zur Rechnung hinzufügen. Beim Erzeugen der gewünschten E-Rechnung, werden diese Anlagen dann in die jeweilige XRechnung eingebettet, so dass nur ein einziges Dokument für den Versand der Rechnung notwendig ist. Wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung mit EUrechnung erstellen, werden auch in diesem Fall alle Anlagen in die zugehörige XML-Datei eingebettet, weil diese maßgeblich für die weitere Verarbeitung ist.
Bei eingehenden E-Rechnungen haben Sie die Möglichkeit, enthaltene Anlagen in Form einer ZIP-Datei herunterzuladen. Dabei werden Anlagen sowohl in XRechnungen als auch in ZUGFeRD-Dokumenten berücksichtigt.

Wenn Sie eine PDF-Datei zur automatisierten Umwandlung in eine E-Rechnung hochladen, wird diese Datei als Grundlage für die ZUGFeRD-Rechnung verwendet und darin die XML-Datei eingebettet. Ein häufiges Problem, weswegen auch die Prüfung des ZUGFeRD-Dokuments fehlschlagen kann, ist das Format der Ausgangsrechnung. Insofern die von Ihnen hochgeladene PDF-Rechnung nicht im Format PDF/A vorliegt ist auch die daraus erstellte ZUGFeRD-Rechnung nicht konform zu PDF/A-3. Eine automatische Konvertierung ist aus technischen Gründen nicht möglich. Achten Sie daher darauf, dass hochgeladene PDF-Dateien bereits als PDF/A vorliegen.
Auch bei eingehenden ZUGFeRD-Rechnungen kommt es häufig vor, dass die PDF-Datei nicht im Format PDF/A-3 vorliegt und daher die Konformitätsprüfung fehlschlägt. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Rechnungsaussteller und fordern eine korrigierte Rechnung an.

Unsere Software stellt sicher, dass die erstellten E-Rechnungen aus technischer Sicht korrekt sind und den Anforderungen an die EN 16931 sowie XRechnung genügen. Weiterhin sind wir bemüht, die Erkennungsquote der hochgeladenen Dokumente ständig zu verbessern. Die Verarbeitung der Rechnungen durch ein Sprachmodell (LLM) birgt aber das Risiko, dass nicht alle Inhalte vollständig erkannt werden können. Wir empfehlen Ihnen daher, beim Einsatz der automatisierten Umwandlung Ihrer Rechnungen diese grundsätzlich auf Richtigkeit zu überprüfen.
Innerhalb von EUrechnung werden XRechnungen einer formalen Prüfung unterzogen, so dass aus technischer Sicht eine korrekte XML-Syntax sichergestellt ist. Da unsere Online-Software für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen ebenfalls eine XRechnung verwendet, ist damit die Konformität für beide Formate gewährleistet.

Wichtige Kernelemente ordnungsmäßiger Buchführung sind die Nichtveränderbarkeit, Revisionssicherheit und Archivierung von Rechnungsdokumenten.
Mit dem abschließenden Export einer Rechnung in eine E-Rechnung, wird diese für eine weitere Verarbeitung gesperrt. Sie ist damit nicht mehr veränderlich und kann auch nicht aus dem System gelöscht werden. Ebenso sind eingehende E-Rechnungen vor Veränderungen geschützt. Unsere Softwarelösung verwaltet intern alle Informationen, die für die Erstellung einer E-Rechnung erforderlich sind – vom Ausgangsdokument, über die Konformitätsprüfung, bis zur abschließenden E-Rechnung, so dass alle Prozesse nachvollziehbar sind.
Im Rahmen der Weiterentwicklung werden auch stets die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) berücksichtigt.

EUrechnung ist ein Produkt "Made in Germany" und "Hosted in Germany". Wir legen dabei hohen Wert auf Datenschutz. Dies erreichen wir unter anderem durch vollständig verschlüsselte Server, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen. Die Verarbeitung findet dabei fast ausschließlich innerhalb von Deutschland statt. Lediglich die Rechnungsanalyse für die automatisierte Umwandlung Ihrer Rechnung erfolgt innerhalb der Cloud, aber ebenfalls mit einer Datenlokation in Europa, so dass auch hier ein hohes Datenschutzniveau gewährleistet wird.
Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Seite zu den Datenschutzinformationen.

Mit unserer Softwarelösung ermöglichen wir die automatisierte Umwandlung Ihrer herkömmlichen Ausgangsrechnungen in E-Rechnungen. Für das Auslesen der Dokumente verwenden wir ein Sprachmodell (LLM). Hierbei handelt es sich um eine rechenintensive Verarbeitung. Unser Abrechnungsmodell sieht daher vor, dass wir den Aufwand für die Umwandlung pro Seite abrechnen.
Um die Abrechnung möglichst transparent zu machen, haben wir sogenannte Credits eingeführt. Mit dem jeweils gebuchten Paket bei EUrechnung erhalten Sie ein bestimmtes monatliches Kontingent an Credits. Je nach Anzahl verarbeiteter Rechnungsseiten, ziehen wir entsprechende Credits von dem Guthaben ab. Enthält eine PDF-Rechnung beispielsweise 3 Seiten, ziehen wir vom monatlichen Guthaben 3 Credits ab.
Hinweis: Die Credits werden ausschließlich für die KI-gestützte Umwandlung Ihrer Ausgangsrechnungen benötigt. Alle weiteren Funktionen von EUrechnung stehen Ihnen im Rahmen Ihres gebuchten Pakets kostenfrei zur Verfügung.

Sie erhalten mit Ihrer erstmaligen Anmeldung bei EUrechnung im Testzeitraum ein Kontingent von 10 Credits für die automatisierte Umwandlung Ihrer Ausgangsrechnungen. Ist dieses Kontingent aufgebraucht oder der Testzeitraum beendet, werden Sie innerhalb des Kundenbereichs automatisch zur Buchung weitergeleitet. Dort können Sie sich dann für das passende Paket entscheiden und den Buchungsprozess weiterführen.
Weitere Informationen zu unseren Paketen und Preisen erhalten Sie auf unserer Preisübersicht.

Die von uns angebotenen Pakete sind für die meisten Unternehmen ausreichend. Sollten Sie dennoch das falsche Paket gebucht haben oder eine größere Anzahl an Credits benötigen, als in den Paketen zur Verfügung steht, wenden Sie sich gern an unseren Support unter info@eu-rechnung.de.