Was Sie zur E-Rechnung wissen müssen

Im März 2024 hat der Gesetzgeber das Wachstumschancengesetz beschlossen. In diesem ist die Einführung der elektronischen Rechnung bzw. E-Rechnung ab 01.01.2025 festgeschrieben. Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und weniger später auch zu versenden.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine Rechnung im digitalen Format ist nicht zwangsläufig eine E-Rechnung. Wer bisher also seine Rechnung in Word, Excel oder als PDF erstellt, hat zwar eine digitale Rechnung vorliegen. Diese Rechnungen entsprechen aber nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung, die im strukturierten elektronischen Format vorliegen muss. Auch eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung entspricht nicht einer E-Rechnung im Sinne der Vorschriften.

Zukünftig wird man also nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (also der E-Rechnung) und sogenannten "sonstigen" Rechnungen unterscheiden. Der Gesetzgeber schreibt dabei vor, dass das strukturierte Format einer E-Rechnung der europäischen Norm EN 16931 entsprechen muss. Einfach gesprochen, handelt es sich dabei um XML-Daten. Damit soll eine maschinelle (und automatisierte) Weiterverarbeitung von Rechnungsdaten gewährleistet werden.

Wer ist davon betroffen?

Die Pflicht zum Austausch von E-Rechnungen betrifft die Rechnungsstellung im B2B-Bereich, also Geschäfte zwischen Unternehmen. Dabei ist es unerheblich, ob die Unternehmung im Haupterwerbe oder im Nebenerwerb betrieben wird. Darunter fallen beispielsweise folgende Geschäftsbeziehungen:
  • Anfertigung von Waren im Auftrag
  • Erbringung von Dienstleistungen als Subunternehmer
  • Verarbeitung von Daten als Auftragsverarbeiter
  • Vermietung von Immobilien an Unternehmer
Ausgenommen von der Regelung zu E-Rechnungen sind Geschäfte mit Endkunden (B2C-Bereich) und Umsätze außerhalb von Deutschland, sowie sogenannte Kleinbetragsrechnungen deren Umsatz 250,- € nicht überschreiten. Zusätzlich gilt, dass Kleinunternehmer (gemäß § 19 UStG) keiner Pflicht zum Versand von E-Rechnungen unterliegen, aber trotzdem den Empfang ermöglichen müssen.

Verfügbare Rechnungsformate

Im Rechnungsverkehr haben sich insbesondere in Deutschland zwei Rechnungsformate etabliert, die den Anforderungen an diese EU-Norm genügen – also strukturierte XML-Rechnungsdaten bereitstellen. Das ist einerseits die XRechnung als reines XML-Format und andererseits ZUGFeRD, das ein hybrides Datenformat ist und sowohl strukturierte Daten als auch einen Bildanteil zur Visualisierung der Rechnung enthält. EUrechnung ist in der Lage, beide Rechnungsformate zu verarbeiten.
XRechnung
Die gesetzlich geforderte Formvorschrift EN 16931 spezifiziert nur die Grundanforderungen an eine E-Rechnung. Die Mitgliedsstaaten der EU können ihre speziellen Anforderungen dabei im Rahmen sogenannter Core Invoice Usage Specifications (CIUS) definieren. Der deutsche Gesetzgeber hat dies in Form der XRechnung getan. Die XRechnung wurde 2017 erstmalig verabschiedet und wird durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) ständig weiterentwickelt.
Für die technische Umsetzung einer XRechnung in Form einer XML-Datei sind dabei zwei Syntaxdefinitionen zulässig, die auch von unserer Software unterstützt werden:
  • UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)
  • Universal Business Language (UBL)
Die von EUrechnung erstellten XRechnungen entsprechen dabei den Anforderungen an die aktuelle Version XRechnung 3.0.2.
ZUGFeRD
ZUGFeRD
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt gemeinsam mit dem französischen Pendant den Standard für das hybride Rechnungsformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Dieses Rechnungsformat kombiniert eine für Anwender lesbare Repräsentation der Rechnung und eine inhaltlich identische Variante als strukturiertes XML-Format in einer einzelnen PDF-Datei im Format PDF/A-3. Dies erleichtert den branchenübergreifenden Austausch von E-Rechnungen erheblich. Im internationalen Kontext stellt Factur-X das Äquivalent zu ZUGFeRD dar.
ZUGFeRD definiert sechs verschiedene Profile, die jeweils einen unterschiedlichen Informationsgrad der zugrundeliegenden XML-Daten ermöglichen:
  • MINIMUM: Unterstützt nur wesentliche Angaben zu Käufer und Verkäufer, sowie Gesamtbeträge der Rechnung
  • BASIC WL: Enthält zwar alle buchungsrelevanten Informationen auf Dokumentenebene, aber keine Rechnungspositionen
  • BASIC: Ist eine Teilmenge der EN 16931 und für einfache Rechnungen geeignet
  • EN 16931 (COMFORT): Bildet die EN 16931 vollständig ab und ermöglicht konforme Rechnungen
  • EXTENDED: Ist eine Erweiterung zur EN 16931 für komplexere Geschäftsprozesse und Rechnungen
  • XRECHNUNG: Unterstützt Rechnungen, die konform zum Standard XRechnung sind und von öffentlichen Auftraggebern akzeptiert werden
Beachten Sie dabei, dass die Profile "MINIMUM" und "BASIC WL" in Deutschland nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) nicht als vollständige Rechnung anerkannt sind und daher vermieden werden sollten. Diese Profile können höchstens als Buchungshilfe dienen. Mit EUrechnung erstellte Rechnungen entsprechen dabei der aktuellen Version ZUGFeRD 2.3.2. Grundsätzlich kommt dabei das Profil XRECHNUNG zum Einsatz, da auf diese Weise eine größtmögliche Akzeptanz im privatwirtschaftlichen Bereich und bei öffentlichen Auftraggebern gewährleistet ist.

Wann muss ich aktiv werden?

Für betroffene Unternehmen gelten verschiedene Übergangsfristen. Bis Ende 2026 ist der Versand von Papierrechnungen – oder den sogenannten sonstigen Rechnungen – noch erlaubt. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 € dürfen auch in 2027 noch Papierrechnungen verschicken. Spätestens ab 2028 müssen dann aber alle Unternehmen, die nicht unter die Ausnahmeregelungen fallen, bei B2B-Geschäften E-Rechnungen ausstellen.

Auch wenn die Übergangsfristen die Ausstellung von Papierrechnungen bis zu einem gewissen Zeitpunkt erlauben, kann sich ein Rechnungsempfänger nicht darauf berufen und eine entsprechende Rechnung verlangen. Im Gegenteil. Jedes Unternehmen hat trotz der Übergangsfristen die Möglichkeit, ohne dass eine Zustimmung des Empfängers notwendig ist, entsprechende E-Rechnungen gemäß der gesetzlichen Vorschriften auszustellen.
Aus diesem Grund ist es daher für alle Unternehmen erforderlich, den Empfang von E-Rechnung bereits ab dem 01.01.2025 zu ermöglichen.

Fazit

Im Endeffekt ist jedes Unternehmen von dieser Regelung betroffen. Einerseits werden Auftragnehmer und Lieferanten zukünftig E-Rechnungen ausstellen, die das Unternehmen empfangen können muss. Andererseits müssen Sie als Unternehmer bei Auftragsarbeiten, bspw. als Subunternehmer, dem Auftraggeber zukünftig ebenfalls E-Rechnungen ausstellen. Und wer gegenüber öffentlichen Auftraggebern abrechnet, ist bereits schon länger verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.

Mit einer entsprechenden Lösung für E-Rechnungen schaffen Sie Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen. EUrechnung unterstützt Sie durch Automation beim Umstieg und ermöglicht auf einfache Weise die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen.
Starten Sie noch heute und seien Sie für die E-Rechnung vorbereitet!


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